Skype voor bedrijven gebruiken: een stapsgewijze handleiding
Wilt u leren hoe u Skype voor Bedrijven gebruikt?
Veel bedrijven zijn gedwongen om op afstand te gaan als gevolg van de nieuwste wereldwijde pandemie, maar dit gaat gepaard met een hele reeks verbindingsproblemen!
Gelukkig kan Skype voor Bedrijven van Microsoft, een veelgebruikte app voor videoconferenties, u hierbij helpen. Als u echter niet weet hoe u het correct moet gebruiken, worden de communicatieproblemen alleen maar erger.
Maakt u zich geen zorgen!
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u Skype voor Bedrijven correct gebruikt.
Echter, aangezien Microsoft Teams Skype for Business zal vervangen, zal de ondersteuning voor Skype for Business tegen 2025 worden afgebouwd. Bovendien kunnen nieuwe Office 365-gebruikers Skype for Business niet meer downloaden; in plaats daarvan kunnen ze Teams downloaden.
Om u te helpen bij het maken van deze stap, bespreken we hoe u aan de slag kunt gaan.
Wat is Skype voor Bedrijven?
Microsoft Skype for Business (voorheen bekend als Microsoft Lync) is een veelgebruikte communicatietool. Het maakt communicatie op afstand mogelijk via verschillende kanalen, waaronder e-mail, audio en videochat.
Hieronder volgen enkele van de belangrijkste kenmerken van Skype voor Bedrijven:
- Instant messaging
- HD-videoconferenties
- Spraakoproepen
- Oproep opnemen
- Bestanden delen
- Whiteboard-samenwerking
- Uitzenden van onlinevergaderingen
Waarin verschilt Skype voor Bedrijven van Skype?
Zowel Skype voor Bedrijven als Skype zijn interactieve netwerktools.
Dus, hoe verschillen ze van elkaar?
Hier is hoe:
Skype is bedoeld voor kleine bedrijven met minder dan 20 werknemers. Het is volledig gratis te gebruiken, maar als u zaken als mobiel of vast bellen wilt, moet u ervoor betalen.
Skype for Company is bedoeld voor bedrijven met meer dan 250 werknemers. Het biedt beveiliging op bedrijfsniveau en accountbeheer, evenals integratie met andere Office 365-software zoals Microsoft Outlook, PowerPoint en SharePoint.
Skype voor Bedrijven gebruiken [Stapsgewijze handleiding]
Huidige Office 365-gebruikers kunnen Skype voor Bedrijven niet meer downloaden aangezien Microsoft Teams het heeft vervangen.
Alleen degenen die Skype voor Bedrijven al hebben gedownload als virtuele communicatietool, kunnen dit gedeelte lezen.
Er zijn twee varianten van Skype voor Bedrijven:
Skype voor Bedrijven Server
Grote, sterk gecontroleerde bedrijven gebruiken een on-premise applicatie. Het vereist gespecialiseerde hardware en voortdurende IT-ondersteuning en onderhoud.
Skype voor Bedrijven Online
Een cloudgebaseerde applicatie waartoe gebruikers altijd en overal toegang hebben! In dit scenario zijn er geen extra hardware- of reparatiekosten.
We zullen ons concentreren op het gebruik van Skype voor Bedrijven Online, aangezien COVID-19-quarantaines de meeste teams hebben gedwongen om op afstand te werken.
Deze stapsgewijze zelfstudie laat u zien hoe u:
- Gebruik Skype voor Bedrijven vandaag nog.
- Het kan worden gebruikt voor videoconferenties.
- Het kan worden gebruikt om vergaderingen te plannen.
- Het kan worden gebruikt om audio- of videogesprekken te voeren.
- Gebruik het om uw telefoon te delen.
- Het kan worden gebruikt voor instant messaging.
A. Aan de slag met Skype voor Bedrijven
Hier is een stapsgewijze handleiding om aan de slag te gaan met enkele eenvoudige Skype voor Bedrijven-functies:
1. Hoe u een aanwezigheidsstatus instelt in Skype voor Bedrijven
Het instellen van een beschikbaarheidsstatus vereenvoudigt de communicatie tussen teamleden en zakelijke klanten.
Met Skype voor Bedrijven kunt u uw beschikbaarheid (of aanwezigheid) weergeven door verschillende statussen te gebruiken, zoals Beschikbaar, Bezet, Afwezig, enzovoort.
U kunt ze als volgt toevoegen of wijzigen:
Log eerst in op uw Skype voor een Business-account.
Stap 2: Druk in het nieuwe venster dat verschijnt op de vervolgkeuzepijl naast je naam in het statusmenu.
U kunt kiezen uit een lijst met statuskeuzes, zoals:
- Beschikbaar en actief: online.
- Als je het druk hebt, mag je niet gestoord worden.
- Afwezig: inloggen maar de machine langere tijd niet gebruiken.
- En meer!
U kunt ook de functie "Status opnieuw instellen" van Skype gebruiken om uw aanwezigheidsstatus automatisch in te stellen op basis van uw app-werking. (Kies op een Mac in plaats daarvan 'Automatisch'.)
U kunt zelfs de aanwezigheidsstatussen van uw collega's bijwerken of uw eigen status wijzigen via e-mail, dankzij de integratie van Skype voor Bedrijven Online met uw Microsoft Outlook-account.
Opmerking: als u uw toetsenbord of muis langer dan 5 minuten niet gebruikt, verandert uw status in "Inactief".
2. Hoe u contacten instelt in Skype voor Bedrijven
U kunt mensen van zowel binnen als buiten uw bedrijf toevoegen aan uw Skype voor Bedrijven-contactenlijst.
De volgende stappen laten zien hoe u contacten toevoegt aan Skype voor Bedrijven:
U kunt mensen van zowel binnen als buiten uw bedrijf toevoegen aan uw Skype voor Bedrijven-contactenlijst.
De volgende stappen laten zien hoe u contacten toevoegt aan Skype voor Bedrijven:
Stap 3: Selecteer "Toevoegen aan contactenlijst" in het contextmenu wanneer u met de rechtermuisknop op hun foto klikt, en selecteer vervolgens de juiste contactpersoon.
Nu ben je klaar om te communiceren met je contacten!
B. Hoe u Skype voor Bedrijven gebruikt voor videoconferenties
Wanneer u op afstand werkt, helpen de videoconferentiemogelijkheden van Skype voor Bedrijven het gebrek aan persoonlijk contact te compenseren.
Videogesprekken zijn echter niet de enige keuze.
Gebruikers van Skype for Business kunnen hun scherm gemakkelijk delen met andere deelnemers tijdens een gesprek of zelfs een webinar hosten.
Volg deze stappen om een ??videoconferentie in Skype voor Bedrijven te beginnen:
Stap 1: Open Skype voor Bedrijven en verander uw beschikbaarheidsstatus in Beschikbaar.
Stap 2: Selecteer "Vergaderingen" op het tabblad "Vergaderingen" en selecteer "Nu vergaderen".
Stap 3: Er verschijnt een pop-upvenster met het vergaderingsscherm. U kunt mensen uitnodigen door op de knop "Uitnodigen" in de rechterbovenhoek te drukken.
C. Hoe u een Skype voor Bedrijven-vergadering plant
Aangezien Skype voor Bedrijven Online is geïntegreerd met Microsoft Outlook, kunt u eenvoudig een vergadering plannen door deze stappen te volgen:
Open eerst Microsoft Outlook.
Stap 2: Kies "Afspraken" in het dropdown-menu.
Stap 3: Kies "Skype-vergadering" in het vervolgkeuzemenu.
Dit omvat het telefoonnummer in de uitnodiging voor de vergadering.
Vul de relevante vergaderinformatie in en klik op "Verzenden".
Wanneer de vergadering gaat beginnen, ontvangen de ontvangers Outlook-agendameldingen en een pop-upvenster "Deelnemen aan vergadering". Om deel te nemen aan het conferentiegesprek, klikt u erop!
D. Hoe u audio- of videogesprekken kunt voeren
Ga als volgt te werk om Skype voor Bedrijven te gebruiken om audio- of videogesprekken met iemand te voeren:
Stap 1: Zoek de persoon die u wilt bellen in uw contactenlijst en druk op de knop "Audio" of "Video".
Stap 2: Wanneer u een oproep ontvangt op Skype voor Bedrijf, verschijnt een pop-upvenster met een aantal oproepinstellingen.
Waaronder:
- Uw microfoon is gedempt (pictogram Microfoon).
- Video aan / uit (camerapictogram): Schakel uw webcam in of uit door hierop te klikken.
- Drie opties (puntjes): er is nu een lijst met extra opties:
- Voer alleen een audiogesprek.
- Stuur gewoon een instant bericht als reactie.
- Stel uw status in op "Niet onderbreken" en weiger de oproep.
E. Hoe u uw scherm kunt delen tijdens Skype voor Bedrijven-gesprekken
Stel dat u met iemand moet praten over die PowerPoint-presentatie die u gisteravond heeft gegeven. U kunt ook demonstreren hoe u een bepaalde taak aan anderen kunt uitvoeren.
Wat is de beste manier om het virtueel te doen?
U kunt uw scherm gemakkelijk delen als presentator met Skype voor Bedrijf.
Hier is hoe het in meer detail werkt:
Stap 1: Klik in het vergadervenster op het pictogram "Presenteren" (in de vorm van een monitor).
Dit zal een venster openen met verschillende keuzes om uw scherm te delen:
Huidig ??gebruikte bureaublad: deel uw volledige scherm met anderen.
Momenteel omvatten actieve programma's: Open een Word- of Excel-document en deel het.
Stap 2: Wanneer u uw scherm deelt, zal uw computer het tabblad "Nu presenteren" weergeven.
Uw aanwezigheidsstatus zal ook verschuiven naar "Presentatie" om te voorkomen dat andere Skype-gebruikers waarschuwingen ontvangen.
Stap 3: U ontvangt van elke deelnemer een verzoek om uw gedeelde scherm / inhoud goed te keuren.
U kunt een andere deelnemer macht geven over de deelsessie door op "Controle geven" te klikken als u wilt dat ze iets demonstreren. U kunt deze toegangsrechten op elk moment intrekken door te klikken op "Neem stroom terug".
Stap 4: Kies 'Presenteren stoppen' om te voorkomen dat u uw telefoon deelt.
F. Skype voor Bedrijven gebruiken voor instant messaging
Met instant messaging in Skype voor Bedrijven kunt u in realtime verbinding maken met uw contactenlijst (IM). Dit is handiger dan telefoneren en minder formeel dan sms'en.
Dit is hoe je het doet:
Stap 1: Plaats de muisaanwijzer op het contact waarmee u een chatgesprek wilt starten en selecteer de knop "Bericht" (hieronder weergegeven). Hun chatbox verschijnt en u kunt onmiddellijk een realtime gesprek met hen beginnen.
Stap 2: Er verschijnt een pop-up op uw telefoon wanneer iemand een chatgesprek met u start.
Om te antwoorden, beweeg je muis over hun foto en typ je je bericht.
Selecteer "Negeren" om het bericht te verwijderen.
Stap 4: Sleep hun contactfoto naar uw chatgesprekvenster om meer mensen aan uw chatgesprek toe te voegen. U kunt dit ook doen door boven in het venster op de knop "Meer mensen uitnodigen" te klikken.
Stap 5: Om een ??chatbericht naar iedereen in een groep te sturen, klikt u met de rechtermuisknop op de groep in uw contactenlijst en selecteert u "Een chatbericht verzenden". Het bericht wordt naar iedereen in de groep gestuurd.
Overstappen naar Microsoft Teams
U kunt het beste zo snel mogelijk contact opnemen met Microsoft Teams, of u nu Skype voor Bedrijven gebruikt of niet.
U zult geen problemen ondervinden als Skype voor Bedrijven op deze manier wordt teruggedraaid!
We zullen kort bespreken hoe u aan de slag kunt gaan met Microsoft Teams om u te helpen.
Opmerking: raadpleeg onze uitgebreide gids voor meer informatie over Microsoft Teams.
A. What is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een webgebaseerde samenwerkingstool die deel uitmaakt van de Microsoft Office 365-suite.
Het is ontworpen voor bedrijven met meer dan 250 werknemers en stelt u in staat om brede audio- of videoconferenties te houden met mensen binnen of buiten uw bedrijf.
Belangrijkste kenmerken van Microsoft Teams:
- Beide Office 365-applicaties zijn ondergebracht op één locatie.
- Verbeteringen in verdediging en handhaving
- Binnen het programma kunt u bestanden maken, delen en bewerken.
- Het is gemakkelijk te gebruiken op een laptop, een mobiele computer of een webbrowser.
- Audio- en video-oproepen zijn beschikbaar (met VoIP-ondersteuning)
- Berichten worden direct verzonden (IM)
B. Hoe ga je aan de slag met Microsoft Teams? [Stapsgewijze handleiding]
Volg deze stapsgewijze handleiding om aan de slag te gaan met Microsoft Teams:
1. Maak een account aan
A) Voor desktop
Stap 1: Ga naar de Microsoft Teams-website en druk op de knop "Aanmelden".
Stap 2: Klik op de nieuwe "Aanmelden" -pagina op "Maak er een aan!" knop.
Stap 3: Typ uw zakelijke e-mailadres in het venster "Account aanmaken" en druk op "Volgende".
Stap 4: Creëer een wachtwoord en vul vervolgens de nodige informatie in op de volgende pagina's.
U kunt Microsoft Teams vanaf de startpagina gaan gebruiken nadat u een account heeft aangemaakt en uw e-mailadres heeft geverifieerd.
B) Voor mobiel
Volg de bovenstaande stappen om een ??Microsoft-account op uw telefoon aan te maken.
2. Download de Microsoft Teams-app
A) Voor desktop
Stap 1: Ga naar de hoofdpagina van Microsoft Teams en kies "Teams downloaden".
Stap 2: Kies 'Downloaden voor desktop' in het vervolgkeuzemenu.
U ontvangt een downloadverbinding voor Mac of Windows, afhankelijk van uw besturingssysteem.
Stap 3: Nadat Microsoft Teams is gedownload, volgt u de instructies op het scherm om het bij te werken.
B) Mobiele versie
Stap 1: Download de Microsoft Teams-app vanuit de Google Play Store voor Android of de iOS App Store voor Apple, afhankelijk van uw computer.
Stap 2: Meld u aan bij Teams met uw Microsoft-account nadat u de app heeft gedownload.
C. Prijzen van Microsoft Teams
Microsoft Teams heeft vier verschillende plannen waaruit u kunt kiezen, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf:
1. Microsoft Teams (gratis)
Biedt functies zoals instant messaging, audio- en videogesprekken, het delen van bestanden en het opslaan van bestanden.
2. Microsoft 365 Business Basic: $ 5 / gebruiker per maand
Alle "gratis" functies zijn beschikbaar, evenals videoconferenties (tot 250 personen).
3. Microsoft 365 Business Standard: $ 12,50 / gebruiker per maand
Bevat zowel "Microsoft Teams Business Basic" als desktopversies van Office-apps zoals Excel, Word en PowerPoint.
4. Office 365 E3: $ 20 / gebruiker per maand
Voor $ 20,00 per maand krijg je 'Business Standard'-functies, onbeperkte bestandsopslag op OneDrive per gebruiker en een videodienst op bedrijfsniveau voor het hosten van videoconferenties in het hele bedrijf.
Conclusion
Hoewel Microsoft Skype for Business een goede manier is om met uw collega's te communiceren, lijkt het geen langetermijnoplossing te zijn. Daarom is overschakelen naar andere kanalen zoals Microsoft Teams of Zoom logisch!
Reacties
Een reactie posten